Normas de Uso y Recomendaciones

   
 

Introducción
En esta sección se pretende dar una guía de uso de las Salas Multimedia de la Universidad y una serie de recomendaciones para poder llevar a cabo una videoconferencia de calidad.

Para cualquier duda ó sugerencia pueden dirigirse a: audiovisuales@urjc.es.

 
 

Normas de Uso
1. Reserva de las Salas.
La reserva de la sala se realizará mediante un formulario disponible en la sección de Reservas. En dicha sección se detallan todas las cosas a tener en cuenta a la hora de realizar la reserva. Tan sólo recalcar los siguientes puntos:

  • La reserva debe hacerse con 2 días de antelación, rellenando el modelo de solicitud.
  • En caso de necesitar apoyo técnico (actos de videoconferencia, grabaciones, etc...) la reserva deberá hacerse con 15 días de antelación a la fecha prevista. Y el acto deberá tener lugar dentro del horario laboral de los servicios de la Universidad.
  • Es conveniente ver las características de cada sala, para solicitar la que más se ajuste a las necesidades del acto.

2. Pruebas y ensayos.
Cualquier acto que se vaya a realizar en las salas multimedia, debe ir precedido de las pruebas y ensayos pertinentes, con el fin de determinar la compatibilidad de todos los equipos que se vayan a utilizar en el mismo, y el buen funcionamiento del conjunto.

Si las pruebas se realizan con un lugar fuera de España, debe enviarse un correo electrónico, con antelación, especificando un contacto técnico, con el fin de coordinar la fecha de pruebas y asi asegurar un correcto funcionamiento.

Si en el acto hubiera que realizar una videoconferencia, los ponentes realizarán, como mínimo con un día antes de la celebración del mismo, las pruebas y ensayos. Si se pretende utilizar equipo externo a la sala, por ejemplo un portatil, debe de llevarse a las pruebas para comprobar la compatibilidad con el resto de equipos. Para acordar el horario de los ensayos debe ponerse en contacto con el grupo de audiovisuales de la Universidad audiovisuales@urjc.es.

Es recomendable entregar al personal técnico un guión estimativo con el desarrollo de cada conferencia, especificando, en la medida de lo posible, en que momento va a utilizar una presentación de Power Point, la cámara de documentos, un vídeo ilustrativo, etc.

3. El Acto.
El mismo día del acto, los ponentes deben estar en la sala como mínimo 30 minutos antes del comienzo del acto.
El moviliario y decoración de la sala no se podrá mover ni variar salvo causas de fuerza mayor.

4. Grabación y Publicación del Acto.
Si se desea que el acto sea digitalizado para su posterior difusión por la red de la Universidad, debe hacer llegar el impreso de aceptación de publicación firmado, el mismo día del acto, al grupo de audiovisuales. El impreso lo puede bajar desde aquí, ó solicitarlo a audiovisuales@urjc.es.

* Impreso de Aceptación de Publicación
[ formato Word .doc ] [23,5Kb]
[ formato .rtf ] [26,1 Kb]

Por motivos operativos las autorizaciones hay que enviarlas digitalizadas a audiovisuales@urjc.es o enviarlas por correo interno (Despacho 027 Ampliación rectorado) durante las 48 horas anteriores a la grabación del evento.

 
 

Recomendaciones

Si el acto que va a tener lugar es una videoconferencia, se deben tener en cuenta una serie recomendaciones para que la calidad del acto sea lo más óptima posible:

  • Hay que tener presente durante todo el acto, que estamos exponiendo para varios puntos remotos. Antes de comenzar la ponencia y volver de posibles descansos, compruebe que todos los participantes estén preparados para comenzar, para ello se sugiere dar la bienvenida a todos los participantes, comprobando que estén, y reciban buena señal de audio y video.
  • El ponente debe evitar los movimientos, en la medida de lo posible, permaneciendo en el sitio durante toda la videoconferencia.
  • Todas las intervenciones del público, tanto presencial como en remoto, deben hacerse a través del micrófono que suministrará el técnico al comienzo del acto, con el fin de que sean escuchadas en todas las salas remotas.
  • Para las explicaciones se recomienda el uso de la cámara de documentos y presentaciones en Power Point como sustitutos de la pizarra y proyección de transparencias, herramientas, estas últimas, poco útiles para el trabajo en este nuevo medio.
  • Las presentaciones de PowerPoint deben seguir unas pautas de diseño para su correcta lectura desde los puntos remotos:
    - El Fondo a utilizar debe permitir un claro contraste entre el texto y éste. Recomendamos utilizar fondo azul con letra blanca.
    - Las Fuentes deben ser lo suficientemente grandes como para poder verse desde cualquier punto. Se recomienda utilizar letra del tipo Verdana. El tamaño mínimo de letra debe de ser 24 y no se debe utilizar la letra en negrita.
    - Se recomienda dejar la parte inferior de un tercio de la presentación en blanco, para insertar una ventana con la imagen de la videoconferencia.
    - Ejemplo de diapositiva de Power Point (.jpg).
  Video de recomendación de diapositivas